Verwerkersovereenkomst

Verwerker is Eivogel Holding B.V., handelend onder de naam BankConvert, gevestigd aan Johan Dijkstralaan 65, 9744 DB Groningen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42006131 ("Verwerker").

Opdrachtgever is de houder van het account op bankconvert.nl, of de organisatie namens wie de accounthouder handelt, zoals vermeld op de eerste pagina van het voor de accounthouder opgemaakte exemplaar ("Opdrachtgever").

Voor de persoonsgegevens in de bestanden die Opdrachtgever laat omzetten, is Opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Voor de eigen account- en betaalgegevens van de accounthouder is Verwerker zelf verwerkingsverantwoordelijke; daarvoor geldt het privacybeleid op bankconvert.nl/privacy.

Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.

Verwerker zet bankafschriften en vergelijkbare overzichten (CSV, PDF en CAMT.053) die Opdrachtgever uploadt om naar een boekhoudformaat, zoals CAMT.053, MT940 of Excel. Het uploaden en het kiezen van een formaat gelden als de schriftelijke instructie van Opdrachtgever.

Verwerker verwerkt de persoonsgegevens uitsluitend voor dat doel en op die instructie, tenzij een wettelijke plicht anders vereist; in dat geval meldt Verwerker dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

Soorten persoonsgegevens: namen, rekeningnummers (IBAN), bedragen, datums, saldi en omschrijvingen van transacties van de rekeninghouder en diens tegenpartijen.

Categorieën betrokkenen: de rekeninghouders van de afschriften (in de regel klanten van Opdrachtgever) en de tegenpartijen van hun transacties.

Verwerker vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens. Omschrijvingen van transacties kunnen die toch bevatten; ze worden op dezelfde wijze verwerkt als alle andere gegevens in het bestand.

Het bestand gaat via een versleutelde verbinding (TLS) naar de server van Verwerker, die in Frankfurt (Duitsland) staat. Daar wordt het uitsluitend in het werkgeheugen gelezen en omgezet. Het wordt niet op een schijf, in een database of in een logbestand vastgelegd. Zodra het omzetten klaar is, is het bestand niet meer bij Verwerker aanwezig, en kan ook Verwerker het niet meer inzien.

Het ingelezen afschrift en het omgezette bestand staan daarna alleen in de browser van Opdrachtgever, tot Opdrachtgever het tabblad sluit.

Lukt het omzetten niet, dan legt Verwerker uitsluitend het bestandstype, de bestandsgrootte, de foutmelding en de bankcode uit het rekeningnummer vast (bijvoorbeeld "INGB"). Dat zijn geen persoonsgegevens. De bestandsnaam en de inhoud worden ook dan niet bewaard.

Verwerker stuurt bestanden en de gegevens daarin niet door aan derden, ook niet aan een dienst voor kunstmatige intelligentie. Aan de betaaldienst gaan alleen het aantal transacties en het gekozen formaat, nooit een rekeningnummer, naam of bedrag uit een afschrift.

Verwerker houdt de persoonsgegevens geheim. Alleen personen die voor Verwerker werken en die dat voor de dienst nodig hebben, krijgen toegang tot systemen van de dienst, en zij zijn tot geheimhouding verplicht. Omdat afschriften niet worden bewaard, is er voor hen geen afschrift om in te zien.

Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen, rekening houdend met de stand van de techniek en de aard van de gegevens. Daartoe behoren in ieder geval:

• versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor alle verkeer met de dienst;
• verwerking van afschriften uitsluitend in het werkgeheugen, zonder opslag op schijf, in een database of in een logbestand;
• foutregistratie die alleen het soort fout vastlegt en nooit de inhoud van een bestand of foutmelding met gegevens daaruit;
• beheerfuncties die op de server controleren of de gebruiker beheerder is;
• wachtwoorden die alleen als versleutelde (gehashte) waarde worden opgeslagen;
• geen trackingcookies en bezoekersstatistieken op een eigen server, zonder derde partij.

Verwerker beoordeelt deze maatregelen periodiek en past ze aan als de risico's of de techniek daarom vragen.

Opdrachtgever geeft Verwerker algemene toestemming om de volgende subverwerkers in te schakelen:

• Netlify, Inc. (Verenigde Staten): hosting van de website en van de server waarop een bestand in het werkgeheugen wordt omgezet. Die server draait in de regio Frankfurt (Duitsland), binnen de Europese Unie.
• Resend, Inc. (Verenigde Staten): alleen als Opdrachtgever zelf een afschrift per e-mail naar Verwerker stuurt, bijvoorbeeld bij een vraag. Zo'n e-mail wordt bewaard als correspondentie, alleen gebruikt om de vraag te beantwoorden, en op verzoek verwijderd.

Waar een subverwerker persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat op basis van passende waarborgen als bedoeld in hoofdstuk V van de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Verwerker legt subverwerkers ten minste dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst staan. Andere dienstverleners van Verwerker (zoals voor betalingen en de opslag van accountgegevens) krijgen geen inhoud van afschriften.

Verwerker kondigt een nieuwe of andere subverwerker die afschriften te zien krijgt ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan. Opdrachtgever kan daartegen bezwaar maken door het account te beëindigen.

Verwerker helpt Opdrachtgever, voor zover redelijkerwijs mogelijk, bij het nakomen van diens verplichtingen, zoals het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen, een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging van de toezichthouder. Omdat Verwerker afschriften niet bewaart, heeft Verwerker na het omzetten geen gegevens van betrokkenen om in te zien, te corrigeren of te wissen.

Verwerker stelt Opdrachtgever alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat deze overeenkomst wordt nageleefd, en werkt mee aan een audit door Opdrachtgever of een door hem aangewezen onafhankelijke deskundige. Een audit vindt hoogstens eenmaal per jaar plaats, wordt ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd en komt voor rekening van Opdrachtgever, tenzij daaruit blijkt dat Verwerker deze overeenkomst wezenlijk niet nakomt.

Verwerker meldt een inbreuk die gevolgen kan hebben voor persoonsgegevens van Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur nadat Verwerker ervan op de hoogte is geraakt, aan het e-mailadres van het account.

De melding bevat, voor zover bekend: de aard van de inbreuk, de betrokken soorten gegevens en betrokkenen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen. Verwerker vult de melding aan zodra er meer bekend is.

Opdrachtgever beslist zelf of de inbreuk aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan betrokkenen wordt gemeld. Verwerker meldt niet zelf namens Opdrachtgever.

Deze overeenkomst geldt zolang het account bestaat en eindigt van rechtswege wanneer het account wordt opgeheven.

Omdat Verwerker afschriften en omgezette bestanden niet bewaart, zijn er bij het einde van de overeenkomst geen gegevens uit afschriften om terug te geven of te verwijderen. Correspondentie als bedoeld in artikel 6 wordt op verzoek verwijderd. Op verzoek bevestigt Verwerker dit schriftelijk.

Verplichtingen die naar hun aard ook na het einde gelden, zoals geheimhouding, blijven van kracht.

Voor de aansprakelijkheid van Verwerker geldt artikel 8 van de algemene voorwaarden van BankConvert. Die beperking geldt niet voor zover de AVG of andere dwingende wetgeving anders bepaalt.

Verwerker kan deze overeenkomst wijzigen, bijvoorbeeld omdat de dienst of de wet verandert. Een nieuwe versie wordt gepubliceerd op bankconvert.nl/verwerkersovereenkomst en staat in het dashboard van iedere accounthouder. Een wezenlijke wijziging wordt ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aangekondigd.

Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor, voor zover het de verwerking van persoonsgegevens betreft.

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Nederland.